من النظم الحديثة التي تم ادخلها في الآونة الأخيرة في الشركات والمصالح والمؤسسات الخاصة والحكومية، نظام البصمة الإلكترونية، وذلك للمساعدة في ضبط مواعيد حضور وانصراف الموظفين بصورة حيادية ونزيهة، وهذه المقالة تُساعد في معرفة كيفية برمجة جهاز البصمة للموظفين وبالخطوات .
خطوات برمجة جهاز البصمة لوردية واحدة
عند استخدام الجهاز لأول مرة هناك مجموعة من الخطوات الهامة وهي كالاتي :
– عند تشغيل الجهاز الخاص بالبصمة لأول مرة سوف يظهر لك نافذة تطلب منك إنشاء إعدادات الحضور و الانصراف بطريقة سريعة ومختصرة، حيث يظهر لك سهم أرزق قم بالضغط على كلمة إلغاء .
– بعد الضغط على إلغاء سوف تُفتح لك نافذة خاصة بإعدادات الورديات، فنقوم بالبدأ بإعداد وردية واحدة أو دوام واحد وذلك من الساعة الثامنة والنصف صباحًا إلى الساعة السادسة مساءًا .
– بعد ذلك اضغط على كلمة إضافة وسوف تُلاحظ تسجيل الوردية على الشريط العلوي في النافذة وقت الحضور، وقت الانصراف، وسوف يقوم الجهاز بحساب الحد الأقصى للحضور 10 دقائق وبعد انتهاء العشر دقائق سوف يحسب الجهاز تأخير، أي أنه عند الساعة 8.41 دقيقة يُحسب على الموظف تأخير 11 دقيقة.
– سيكون الحد الأقصى للانصراف 10 دقائق وإذا قام الموظف بالانصراف الساعة الخامسة على سبيل المثال والدوام ينتهي عند الساعة السادسة يُحسب للموظف انصراف مُبكر وذلك يُعادل التأخير.
– لا يتم التسجيل للموظف قبل موعد الحضور المُسجل على الجهاز، وفي حالة احتساب وقت إضافي للموظف يجب الذهاب إلى ضبط الإعدادات في خانة الوقت الإضافي من قواعد الحضور، كما يمكنك أيضًا تعطيل ميزة الاوقات الإضافية من خيار قواعد الحضور وقم بجعلها في وضعية التجاهل .
– من الإعدادات أيضًا قم بالضغط على خيار قواعد الحضور بتسجيل ” المتأخر، أو الغائب” حتى يتمكن الجهاز من تسجيل الغائب إذا لم يقم بإجراء البصمة صباحًا .
– يُمكنك إضافة يوم عمل إضافي للإعدادات قم بالضغط على خيار وقت إضافي وسجل الوقت بالأرقام حيث يُحسب بالدقيقة .
– في حالة رغبتك تجاهل بصمة تسجيل الخروج للموظف فقط الدخول قم بإزالة علامة ” صح ” وبذلك لا يلزم تسجيل بصمة الخروج .
– بعد تسجيلك كافة المواعيد على الجهاز قم بالضغط على حفظ وبذلك تكون قمت بالعمل بنجاح .
برمجة أوقات ورديات خاصة على بعض الموظفين
– من خلال النافذة قم بإختيار ” ورديات الموظفين ” ستجدها ذات إطار أحمر اللون، وقم بإضافة جميع أسماء الموظفين في هذه الوردية أو الدوام الأسم الثلاثي .
– في حالة اختيار بعض الموظفين للعمل بمواعيد أخري نقوم بالضغط على Ctrl و نختار من القائمة أسماء الموظفين المراد تطبيق وردية عليهم مثل الدعم الفني الفني على سبيل المثال .
– قم بعد ذلك بإزالة علامة ” صح ” التي تجدها أمام المربعات، وقم أيضًا بالضغط على علامة الزائد الموجودة .
– قم بالضغط على العام وضع التاريخ ثم قم بالضغط على كلمة ” حسنًا ” وسيقوم التطبيق بتسجيل وحفظ ما قمت بإدخاله من بيانات .
كيفية برمجة أوقات ورديات على جميع الموظفين
– تستطيع الآن وبكل سهولة أن تطبق الوردية أو الدوام على جميع الموظفين سواء وردية واحدة في اليوم أو ورديتين، وذلك من خلال نفس الطريق، ولكن مع مراعاة تعديل الأوقات الخاصة بدوام الموظفين وذلك عن طريق خيار ” قواعد الحضور والإنصراف ” .
– يجب كتابة أسم الشركة، وتسجيل بداية الدوام الأسبوعي للعمل مع تسجيل الأوقات الإضافية إذا وجدت .
– سوف تُلاحظ وجود قوائم كثير يمكنك الاختيار منها إذا كنت تحتاج إلى ذلك مثل ” طلب اجازة، استراحة، خارج بغرض العمل، إضافي …وغيرها من الخيارات الأخرى “.