تقترح تعليمات مايكروسوف وورد أنه يمكنك إنشاء فهرس تلقائياً ، و لكن لا يمكن أن تبدو “النتيجة” مثل فهرس ، و لا يمكن للقارئ استخدامها ، يمكنك تلقائياً وضع علامة على مدخلات الفهرس ، و مع ذلك فإن مقدار العمل المطلوب لتحرير النتيجة إلى فهرس صالح ، يمكن عادةً مضاعفة الجهد المطلوب لتمييز مدخلات الفهرس يدويًا واحدًا تلو الآخر.
بدلاً من إنشاء شيء غير صالح للاستخدام تلقائيًا ، يفضّل القارئ منك أن تعبر عن المستند إلكترونيًا ، و أن توفر بحثًا عن النص الحر ، يخدم البحث عن النص الحر احتياجات القارئ بشكل أفضل بكثير من مؤشر مبني بشكل سيء ، و محركات البحث المتوفرة هذه الأيام ذكية بما فيه الكفاية ، للبحث عما يريده القارئ بدلاً مما طلب.
صنع فهرس في الوورد
قبل عام 1990 كانت الفهرسة مهنة خاصة بها ، بالإضافة إلى مؤلف و محرر كان كتاب كبير يحتوي على عمل مفهرس ، حتى اليوم إذا كنت تصنع كتابًا مثل موسوعة طبية ستبقى مطبوعة لسنوات عديدة ، فمن البديهي ألا تستخدم مفهرسًا محترفًا ، الفهارس الجيدة حقا هي مزيج متساو من أشكال العلوم و الفن ، و تحسين الجودة الذي يقدمه المحترف هو أمر يستحق الدفع مقابله ، و بالطبع فإن قلة منا في هذه الأيام يعملون على المنشورات التي ستستمر لفترة تكفي لتبرير هذا الجهد ، و حتى أقل منا لديه الوقت الكافي لإنتاج مثل هذا المؤشر.
تخطيط وظيفة الوورد
يحتوي Word على واحد من أجمل و أكبر مولد مؤشرات حول المضمنة ، بحيث تتوفر لديك جميع الأدوات التي تحتاجها ، تحتاج إلى السماح لأسبوع لكل 500 صفحة لإنشاء فهرس في كتاب فني ، المنشورات التقنية هي “معلومات كثيفة” إلى حد ما ، عادة ما تكون الدراسات العلمية و ما شابهها أسرع في الفهرسة.
أنواع الفهرس
في عام 1995 تم إنتاج جميع الفهارس بواسطة طريقة معينة ، و قد استخدموا حرفياً هذه الطريقة و أدرجوا فيه بطاقات فهرسة ثلاثة بوصات ببطاقات خمس بوصات ، كتبوا عليها مصطلح المؤشر و رقم الصفحة ، كان المفهرس يجلس مع كومة كبيرة من “أدلة الكتب” ، و هذه الأدلة عبارة عن صور ذات صفحة واحدة كما تم إعادتها من typeetter ، و الانتقال من خلال كل سطر يبحث و يسجل مصطلحات الفهرس ، في النهاية قاموا بكتابة الفهرس بأرقام صفحاته و إرساله إلى typeetter للنشر ، توجد أداة برمجية مصممة خصيصًا للفهرسة تحاكي هذه العملية تمامًا ، أقول لك هذا ببساطة لأنه في ظروف معينة ، لا تزال هذه الطريقة هي الأفضل اليوم ، إذا كان سيتم نشر المستند الخاص بك من كمبيوتر آخر إلى جهاز الكمبيوتر الذي يتم إنشاؤه عليه ، و لا يستطيع ذلك الجهاز تفسير علامات Microsoft Word XE ، و لا تعرف أرقام الصفحات بعد لأن الجهاز الآخر سيقوم بترقيم الصفحات ، و سيقوم Word بعمل نوعين من الفهرس مؤشر Concordance و مؤشر Mark-up Index ، و ستقوم أيضًا بعمل شيء في منتصف الطريق باستخدام أمر “Mark All”.
مؤشرات علامة المتابعة
مؤشر مارك هو الطريقة التي أوصي بها ، إنها سريعة و دقيقة و سهلة الفهم و سهلة التصحيح ، مع القليل من الاهتمام في التخطيط ، فإنه عادة ما ينتج عنه مؤشر قابل للاستخدام ، كما يشير المصطلح فإنك تقوم بإنتاج فهرس ترميز بإضافة “علامات تمييز” في مستند Word ، يبحث Word تلقائيًا عن أرقام الصفحات في وقت الطباعة ، و يقوم بإنشاء الفهرس و تهيئته لك ، أدرس موضوع المساعدة “إنشاء فهرس” و كل موضوعاته الفرعية ، هذه هي الطريقة التي أوصي بها ، إنها الطريقة التي يخلق بها جميع المؤلفين الجيدين فهرسًا هذه الأيام ، علامة حسب العلامة صفحة عن طريق الصفحة يتم شرحه بالتفصيل أدناه.
مؤشرات التوافق
أناشدك ألا تضيع وقتك مع فهرس التوافق لمعظم المنشورات ، فهو ينتج عنه كومة ضخمة من القمامة التي لا تستخدم إلا للقارئ ، و يستغرق الأمر وقتًا طويلاً حتى يتم إنشاء فهرس بشكل صحيح ، يعد مؤشر Concordance بمثابة مخلفات من الماضي ، عندما كان الناس يأملون بشدة في إنتاج “مؤشر تلقائي” للحد من المخاض ، لكل معالج كلمات رئيسية سوف يقوم بها ، و لن يسمح لأي كاتب أو محرر محترف ، في هذه الأيام بطلب ذلك.
عملية الفهرسة
اطبع نسخة من الكتاب و استخدمها مع تمييز ، مع وضع علامة على العناصر التي ترغب في رؤيتها في الفهرس ، إذا لم تكن خبيرًا في الموضوع فاحصل على شخص خبير في الموضوع للقيام بذلك نيابةً عنك (العملية أسهل كثيرًا إذا فهمت الموضوع جيدًا) ، حدد الأماكن التي سيحصل فيها القارئ على معلومات حول كل عنصر ، على سبيل المثال إذا كنت تريد تضمين “إجراء التثبيت” ، فستضع علامة “اتبع الإجراء أدناه لتثبيت …” في الفصل 1 ، لن تضع علامة “إذا قمت بإكمال إجراء التثبيت …” في الفصل 5 ، الأول هو ما يتوقعه القارئ عندما ينظر إلى “إجراء التثبيت”.
تصميم الفهرس
– اتخذ بعض قرارات التصميم قبل البدء في وضع الرموز في الملف و الأهم هو عدد مستويات الدخول التي ستسمح بها إذا كان أكثر من ثلاثة ، مثل هذا الفهرس غير قابل للاستخدام و غير قابل للإطراء.
– أولاً نتوقف عند الصفحة التي نريد إنشاء الفهرس بها ، و ثانيًا تأكد من أن العنوان النصي على الصفحة من اليمين إلى اليسار ، و ثالثًا نحدد الجزء الذي نريد كتابة رقم الصفحة به في الفهرس ، بحيث يكون الرقم إلى اليسار أو أقرب قليلاً إلى المكان الذي نريده ، فسنصطف رأسيًا ، ضع علامة في قاعدة الصفحة بالضغط على زر الماوس الأيمن حيث تريد إضافة الإشارة بنقرة واحدة
– رابعًا نضغط على الزاوية الجانبية بالضبط بنقرتين بالماوس مع الزر الأيسر لفتح نافذة نحدد من خلالها جسم الفهرسة الذي نريده ، و من خلالها يتم تحديد الموضع المحدد في القاعدة ، و المحاذاة و يمكننك اختيار الخيارات الأخرى و تجربتها ، و الحرف و سشمل هذا الحجم و نوع لخط و غيرها.
– بعد النقر على “موافق” في النافذة السابقة ، نبدأ في كتابة الفهرس على الصفحة ، على سبيل المثال إذا كتبت المقدمة ثم ضغطت على زر الجدولة على لوحة المفاتيح ، فسوف تلاحظ أن الخط أوتوماتيكي و يمتد حتى يتم وضعه في المربع أسفل العلامة التي حددناها في القاعدة ، و أخيرا يتم كتابة اسماء الموضوعات و أرقام الصفحات تباعا.