النظم هي عبارة عن مجموعة من المكونات والأقسام التي تقوم بالترابط فيما بينها، من أجل أنجاز عمل ما، أما المعلومات فهي عبارة عن البيانات التي يتم تحويلها ومعالجتها من أجل أن تمنحك معنى وهدف حقيقي، أي أن تكون لها قيمة، لذلك فنظم المعلومات هي العمليات التي يتم ترابطها مع بعضها البعض من أجل العمل على البيانات ومعالجتها حتى تتحول إلى معلومات مفيدة، وفي السطور التالية سنعرض لكم مراحل بناء وتطوير نظم المعلومات.
مراحل بناء نظم المعلومات
عملية نظم المعلومات هي من العمليات التي تتبع مراحل محددة حتى يتم النجاح، وبناء النظام المعلوماتي، فلا يجب أن يتم تجاوز أي من هذه المراحل، حيث تعتمد كل مرحلة منها على نتائج المرحلة التي تسبقها، وتمر نظم المعلومات بثلاث مراحل رئيسية، وكل منها تتكون من عدة مراحل تابعة لها كما يلي:
التخطيط ووضع السياسات
وتتكون من مرحلتين هما:
1- التخطيط الاستراتيجي لنظم المعلومات .
2- تحديد سياسات وخطط نظم المعلومات .
تطوير النظم
وتتكون من ست مراحل متتابعة هم:
1- تعريف وتحديد المشكلة .
2- دراسة الجدوى .
3- تحليل النظام .
4- التصميم العام وتقويمه .
5- التصميم التفصيلي للنظام .
6- بناء وتنفيذ النظام.
تشغيل وصيانة وإدارة النظام
وفي هذه المرحلة يتم تركيب الأجهزة والتوصيلات وتشغيل الأجهزة والتأكد من فحصها، ثم تشغيل البرامج والنظم والتأكد من صيانة كافة الأجهزة والبرامج، والعمل على وضع المعايير المطلوبة، حتى يتم العمل على المشروع على حسب الخطة الموضوعة له، من أجل تحقيق النتائج والأهداف المطلوبة.
التخطيط ووضع السياسات
يجب العلم أن تطوير وبناء نظم المعلومات هو معتمد على نمو وتطوير العمل بالمنشأة بشكل خاص، حيث أن الحاجة إلى وجود المعلومات أصبح من الأساسيات التي تضمن الاستمرارية والبقاء لفترات طويلة ومستمرة، وليس فقط من أجل تحسين الخدمة، ولهذا أصبحت تكنولوجيا الحاسب الآلي هي عصب نظم المعلومات في أي مكان، لما يقدمه الحاسب الآلي من دعم في أجراء الكثير من العمليات المختلفة والتي تساعد المستويات الإدارية على تنفيذ كافة الأنشطة والقرارات التي تطلبها حاجة العمل، فعن طريق استخدام الحاسب الآلي وتطبيق تقنيات نظم المعلومات في المنشأة يتم تحقيق كافة ما يلي:
– صحة وتكامل المعلومات.
– سرعة الحصول على المعلومات.
– زيادة كفاءة العاملين.
– تحسين الخدمات المقدمة.
– تقليل الهدر المادي.
– تحسين الخدمات المقدمة.
– تحسين الاتصالات الإدارية.
– توفير المعلومات اللازمة لمتخذي القرار بكفاءة وسرعة مناسبة.
– تحسين وتطوير الأداء.
– تطوير أساليب أكثر فاعلية في الأداة والتنظيم.
دعم الخطط الاستراتيجية
وللعمل على إدخال تقنيات الحاسب الآلي ونظم المعلومات إلى أي منشأة يجب أن تتوفر خطة استراتيجية للإحلال على المدى البعيد، من أجل استخدام الطريقة المثلى لتحقيق الأهداف التي تطلبها المنشأة، ويمكن اتباع بعض الخطط التالية للإحلال مثل:
– خطة استراتيجية لتنمية القوى البشرية.
– خطة استراتيجية للتدرب.
– خطة استراتيجية للتطوير الإداري.
ويجب العلم أن الخطة الاستراتيجية المعلوماتية هي عبارة عن جزء من عدد من الخطط الأخرى، التي يأتي هدفها من أجل تطوير أداء العمل بما يحقق النفع للمنشأة، ولهذا فان مرحلة التخطيط والسياسات المتعلقة ببناء نظم المعلومات تتطلب أمرين هامين هما:
1- التخطيط الاستراتيجي لنظم المعلومات.
2- تحديد السياسة العامة لنظم المعلومات.
التخطيط الاستراتيجي لنظم المعلومات
في هذه المرحلة يتم وضع الخطط الاستراتيجية من أجل تطوير نظم المعلومات حتى يتم تحقيق أكبر تكامل وتزامن لأهداف المنشأة، وفي هذه المرحلة يجب أولا تحديد الأهداف المطلوبة لنظم المعلومات والعمل على ربطها بالمنشأة من أجل المساعدة على تحقيق أهداف المنشأة كما هو مطلوب، حيث أن بدون التخطيط البعيد المسبق لن يتم العمل على تطوير النظم ولن يتم تحقيق الأهداف المطلوبة منه.
فعملية بناء نظم المعلومات هي عملية تشبه بناء منزل، فبدون التخطيط الجيد لحاجة العميل من عدد الغرف المطلوبة والمساحة وتوزيع الغرب لن يتم نجاح بناء المنزل، ولن يحقق الراحلة المطلوبة منه لسكانه، وإذا تم البناء ثم تم بعدها أجراء التعديلات فهذا الأمر سيكلف الكثير من الأموال، ولن يكون في النهاية المنزل كما أراد صاحبة بناءه، لذلك يجب أجراء التعديلات المطلوبة من البداية، ووضع الخطط المسبقة من أجل البناء الجيد، وهذا هو نفس الأمر في تطوير نظم المعلومات، فالأفضل هو القيم بالتخطيط المسبق إلى كافة الأهداف المطلوبة على المدى البعيد من أجل تحقيق أفضل نتائج مطلوبة منه.