الارشفة الالكترونية

يواجه العالم الآن نقلة نوعية بعمليات الحصول على المعلومات ومشاركتها وتخزينها، وهذا يرجع إلى أهمية هذه المعلومات وأهمية النظم التي تقوم على ترتيب وأرشفة وتخزين ونقل هذه البيانات والمعلومات، ولهذا ظهر ما يعرف الآن بنظام المعلومات الذي يختص بإدارة المعلومات وتخزينها وتنظيمها وارشفتها.

تعريف الارشفة الالكترونية

من الممكن أن نعرف الأرشفة الإلكترونية على أنها العملية التي تنبثق من علم الحوسبة، هي العملية التي يتم عن طريقها الاستعانة بتقسيم المعلومات وتصنيفها وترتيبها على شكل جداول تحتوي على صفوف وحقول وأعمدة.

يتم هذا الأمر ضمن نطاق دراسات محددة ومختصة بتقنيات المعلومات الحديثة، كما تعتمد عملية الأرشفة على البرمجيات والمكونات المادية والحاسبات وعلى المكونات المنطقية حتى تتم الأرشفة على أكمل وجه، كما تتطلب الأرشفة الالكترونية ضرورة تواجد تقنيات لعمليات الاتصال وملحقاتها حتى تضمن إتمام كل المهام والوظائف التي كانت تؤديها الأرشفة التقليدية.

اهداف الارشفة الالكترونية

-تهدف الأرشفة الالكترونية إلى توفير مساحات يتم استهلاكها في تخزين البيانات على شكل ملفات ورقية.

-توفير نسخة احتياطية للوثائق للرجوع إليها في حالة تعرض الأصول لأي مشكلة أو تلف بسبب أي عامل من العوامل البشرية أو الطبيعية مثل الحرائق مثلاً أو السرقة، أو ضياع بعض الأوراق من المستندات أو تلف بعض الأوراق بسبب العوامل الجوية أو بسبب الإهمال وغيرها من العوامل المقصودة أو الغير مقصودة.

-تتيح سهولة في عملية استرجاع الوثائق المطلوبة من خلال العديد من طرق البحث، ويمكن وضع أكثر من صيغة وطريق للبحث بها، ويمكن أن نقوم بعملية إرسال لهذه البيانات مع توفر إمكانية لسهولة استقبالها، كما يمكن تحديد الوقت الذي تم إرسال واستقبال هذه البيانات فيه.

-تمكنا من البحث في المحتوي أو الوثائق من خلال استخدام تقنيات ال OCR، أو من خلال عمليات التكشيف.

-توفر سهولة في تبادل البيانات والوثائق خارج المؤسسة وداخلها، وإتاحة هذه المعلومات المؤرشفة للاطلاع عليها بواسطة الكثير من الشخصيات في ذات الوقت.

-إتاحة الفرصة للاطلاع على أي معلومة أو وثيقة.

متطلبات الارشفة الالكترونية

لا تحتاج الأرشفة الالكترونية إلى الكثير من الأدوات أو إلى تكلفة كبيرة لعمل أرشفة لكل البيانات والمعلومات المتاحة، كل ما تتطلبه هو بعض أدوات وعناصر نظام الأرشيف الإلكتروني الذي يتمثل في أجهزة الحاسوب وأجهزة تصوير المستندات لتحويلها إلى صور إلكترونية، أو بعض مواقع الويب والبرامج التي يتم إدخال البيانات عليها لأرشفتها، وبعض العاملين على إدخال هذه البيانات وبعض المهندسين والمطورين الذين يقومون بعمل البرامج وصيانتها وتطويرها.

مراحل الارشفة الالكترونية

تنقسم مراحل الأرشفة إلى مرحلتين أساسيتين، وهما:

مرحلة التخطيط للأرشفة الإلكترونية

-مرحلة الدراسة والمسح: حيث يتم حصر الوثائق المراد ارشفتها.
-مرحلة التحليل: يتم تحديد الأولية في تحويل المعلومات والبيانات من على الورق لتصبح إلكترونية
-مرحلة بناء الخطة: حيث يتم وضع الخطة والشكل الذي سوف يتم الأرشفة فيه.
-مرحلة اختيار البرمجيات: يتم بها تحديد الأجهزة التي سوف يتم استخدامها في هذه العملية.
-مرحلة إعداد قواعد البيانات: هنا سيتم وضع قواعد البيانات التي سيتم الأرشفة فيها.

المراحل التنفيذية للأرشفة الإلكترونية

-مرحلة تحضير الوثائق والملفات
-مرحلة التصوير الضوئي
-مرحلة مراقبة وتدقيق الجودة
-مرحلة الفهرسة
-مرحلة إعداد الملفات
-مرحلة الحفظ والخزن
-مرحلة الاطلاع على الأرشيف الإلكتروني

الارشفة الالكترونية في المدارس

تعد الارشفة الالكترونية في المدارس من أهم الأشياء التي سهلت على الطلاب وعلى المنظومة التعليمية العديد من الأمور، منها قدرة الطلاب بأنفسهم التسجيل من خلال البرامج والمواقع الخاصة بالمؤسسات التعليمية، ومما سهل على الجميع الوصول إلى البيانات التي يريدونها في أي وقت.

سلبيات الارشفة الالكترونية

على الرغم من المميزات العديدة للأرشفة، إلا أنها تحتوي على عيوب أيضاً، مثل إمكانية تعرضها للسرقة أو التلاعب أو التحريف، من الممكن أن تحتاج في بعض الأحيان إلى تكاليف عالية ثمن لتوفير الأجهزة والعاملين عليها، من الممكن أن يحدث أي عطل أو مشكلة فنية في الأجهزة أو البرامج.

كيفية عمل ارشيف الكتروني

كل ما تحتاجه لعمل ارشيف الكتروني هو بعض الأجهزة التي سوف تقوم بتخزين البيانات والمعلومات عليها، ثم القيام بعمل سيرفرات خاصة بالمؤسسة الخاصة حتى تتمكن من تخزين وأرشفة كل البيانات والمعلومات والوثائق التي تريد أرشفتها عليه.